Правила проведення ІР медіації

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ УКРНОІВІ
07.09.2023 № 159-Н/2023

П Р А В И Л А
проведення медіації у сфері інтелектуальної власності

І. Загальні положення

  1. Правила проведення медіації у сфері інтелектуальної власності визначають процедуру медіації на базі Державної організації «Український національний офіс інтелектуальної власності та інновацій».
    Правила розроблені відповідно до Закону України «Про медіацію» від 16.11.2021 № 1875-ІХ (далі – Закон), Статуту Державної організації «Український національний офіс інтелектуальної власності та інновацій», затвердженого наказом Міністерства економіки України від 09.08.2023 № 10649, Положення про Реєстр медіаторів, які залучаються до вирішення спорів у сфері інтелектуальної власності (далі – Положення про Реєстр), Кодексу професійної етики (далі – Кодекс), затверджених наказом Державної організації «Український національний офіс інтелектуальної власності та інновацій» (далі – УКРНОІВІ) від 07.09.2023 № 159-Н/2023, Порядку надання платних послуг Державної організації «Український національний офіс інтелектуальної власності та інновацій», затвердженого наказом УКРНОІВІ від 17.02.2023 № 38-Н/2023 (далі – Порядок надання платних послуг УКРНОІВІ), з урахуванням Правил медіації Всесвітньої організації інтелектуальної власності від 01.07.2021 (WIPO Mediation Rules).

  2. У цих Правилах скорочення та терміни вживаються у такому значенні:
    УКРНОІВІ – Державна організація «Український національний офіс інтелектуальної власності та інновацій», яка забезпечує запровадження механізмів альтернативного вирішення спорів у сфері інтелектуальної власності, зокрема шляхом медіації.
    Центр – відділ «Центр медіації та посередництва», який є структурним підрозділом УКРНОІВІ, що забезпечує реалізацію процедури медіації у сфері інтелектуальної власності.
    ІР (від англ. «intellectual property») – «інтелектуальна власність» (застосовується для скорочення – ІР-медіатор, ІР-медіація, ІР-сфера).
    Реєстр – електронна база даних, що формується та ведеться уповноваженим структурним підрозділом УКРНОІВІ і містить відомості про медіаторів, які можуть залучатися для проведення ІР-медіації на базі УКРНОІВІ.
    Кодекс – зведення норм професійної етики, затверджених УКРНОІВІ, для використання єдиних етичних стандартів медіації на базі УКРНОІВІ.
    Медіація – позасудова добровільна, конфіденційна, структурована процедура, під час якої сторони за допомогою медіатора (медіаторів) намагаються запобігти виникненню або врегулювати конфлікт (спір) в ІР-сфері шляхом переговорів.
    Медіатор – нейтральна, незалежна, неупереджена фізична особа, яка має базову підготовку медіатора, а також спеціалізовану підготовку у ІР-сфері та/або бізнес-медіації, дотримується Кодексу, загальновизнаних норм етичної поведінки та відомості про яку внесені до Реєстру.
    Ко-медіатор – медіатор, відомості про якого внесені до Реєстру і який проводить ІР-медіацію у співпраці з одним чи більше медіаторами.
    Послуги з медіації – послуги, які надаються УКРНОІВІ щодо організації заходів з підготовки до медіації та організаційно-технічного забезпечення послуг з проведення медіації.

ІІ. Медіатор

  1. До проведення медіації на базі Центру залучається медіатор, відомості про якого внесені до Реєстру.

  2. Медіатором не може бути особа, яка:
    1) визнана судом недієздатною або обмежено дієздатною;
    2) має непогашену чи не зняту в установленому законом порядку судимість;
    3) була звільнена з посади судді, прокурора, слідчого, нотаріуса, з державної служби або служби в органах місцевого самоврядування за порушення присяги, вчинення корупційного правопорушення, позбавлена права на заняття адвокатською діяльністю у зв’язку з порушенням Правил адвокатської етики, притягалася до відповідальності за недотримання норм професійної етики медіатора.

  3. Медіатор є нейтральною особою, яка має утриматися від проведення медіації, якщо існують обставини, що унеможливлюють її нейтральність.
    Медіатор має виявляти рівну увагу та доброзичливість до всіх сторін медіації.
    Медіатор повинен бути неупередженою особою, яка допомагає сторонам здійснювати комунікацію, досягати порозуміння та проводити переговори.

  4. Медіатор при проведенні медіації не залежить від сторін медіації, державних органів, інших юридичних і фізичних осіб.
    Втручання органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності та підпорядкування, громадських об’єднань, посадових та службових осіб, в тому числі УКРНОІВІ, будь-яких фізичних і юридичних осіб у підготовку та проведення медіації забороняється.
    Медіатор самостійно визначає методику проведення медіації відповідно до Закону, цих Правил, Кодексу та, зокрема, інших міжнародних норм, що регулюють проведення медіації.

ІІІ. Медіація

  1. Центр розпочинає організаційні заходи з підготовки до медіації за ініціативою однієї зі сторін після подання нею до УКРНОІВІ заяви про проведення медіації, форма якої наведена у додатку 1 до цих Правил, або за спільною заявою сторін (додаток 2 до цих Правил).
    У медіації можуть брати участь дві і більше сторін. Сторонами медіації можуть бути фізичні та/або юридичні особи, які бажають врегулювати спір за допомогою медіації. Сторони можуть брати участь у медіації особисто, через своїх уповноважених представників або разом з ними.
    Розмір та порядок оплати послуг з медіації визначаються Порядком надання платних послуг УКРНОІВІ.

  2. Центр приймає до розгляду заяви про проведення медіації щодо спорів, пов’язаних з інтелектуальною власністю, які можуть бути вирішені за допомогою медіації.

  3. Організаційні заходи з підготовки до медіації здійснюються Центром на платній основі. Послуги Центру оплачуються стороною (сторонами) при подачі заяви про проведення медіації.
    У випадку подання заяви за ініціативою однієї сторони, Центр не гарантує згоду іншої сторони (сторін) на участь у медіації. У разі, якщо після проведених Центром заходів щодо запрошення іншої сторони (сторін) до участі у медіації згоди не досягнуто, здійснена стороною-ініціатором оплата при подачі заяви поверненню не підлягає.

  4. Заява про проведення медіації передбачає зазначення таких відомостей:
    1) для фізичних осіб – прізвище, ім’я та по батькові (за наявності), поштова адреса місцезнаходження (місце проживання), для юридичних осіб – повне найменування, ідентифікаційний код, поштова адреса місцезнаходження;
    2) адреса електронної пошти, контактний номер телефону;
    3) відомості про представників сторін (за наявності), поштова адреса місцезнаходження (місця проживання), адреса електронної пошти, контактний номер телефону;
    4) короткий опис суті спору;
    5) пропозиції щодо формату та мови проведення медіації;
    6) інші відомості, що на думку заявника (заявників) є суттєвими для підготовки та проведення медіації.
    До заяви про проведення процедури медіації додаються:
    1) документ, що підтверджує оплату послуг з підготовки до медіації;
    2) у разі підписання заяви уповноваженим представником сторони (сторін) – документальне підтвердження його повноважень.
    Заява про проведення медіації заповнюється українською мовою. Додані до неї документи у разі складення їх іноземною мовою повинні містити переклад українською мовою.

  5. У разі отримання заяви про проведення медіації від однієї сторони, Центр направляє її копію іншій стороні (сторонам) разом із запрошенням щодо вступу в медіацію та пропонує протягом 15 календарних днів повідомити Центр про своє рішення щодо участі в медіації.
    За бажанням сторін, Центр проводить інформаційно-консультаційні зустрічі, в процесі яких роз’яснюються принципи, правила та порядок проведення ІР-медіації, права та обов’язки медіатора, його роль у врегулюванні спору, можливість залучення відповідних спеціалістів (експертів), перекладачів, наслідки укладання договору про проведення медіації та угоди за результатами медіації тощо. Ці зустрічі проводяться у зручному для сторін форматі, в тому числі дистанційно в режимі відеоконференції.
    Якщо у встановлений строк до Центру не надійде відповідь на запрошення або сторона (сторони) повідомить про відмову врегулювати спір за допомогою медіації, про це невідкладно повідомляється ініціюючій стороні.
    Згода сторони (сторін) на участь в організаційних заходах з підготовки до медіації оформлюється шляхом подання нею (ними) до УКРНОІВІ заяви про проведення медіації, форма якої наведена у додатку 1 до цих Правил.
    У випадку, якщо у медіації планується участь трьох і більше сторін, а Центр отримав підтвердження щодо готовності взяти участь в медіації не від усіх сторін, підготовка до медіації проводиться між тими сторонами, які, за цих обставин, погодилися взяти в ній участь.

  6. Якщо досягнуто попередньої згоди сторін на проведення медіації, Центр запрошує кожну зі сторін самостійно обрати медіатора з Реєстру, що розміщений у відкритому для перегляду доступі на офіційному вебсайті УКРНОІВІ.
    Після ознайомлення з Реєстром кожна зі сторін надсилає Центру список з обраними не менш ніж трьома медіаторами, зазначеними у порядку переваги.
    У разі наявності у сторони категоричних заперечень проти участі в медіації медіатора (медіаторів), відомості про якого (яких) містяться в Реєстрі, сторона письмово повідомляє про це Центр одночасно з поданням списку обраних медіаторів.
    У випадку відсутності у поданих сторонами списках співпадінь щодо кандидатури медіатора, Центр ознайомлює кожну зі сторін з отриманими пропозиціями з метою досягнення згоди з цього питання.
    Сторони можуть домовитися про участь у медіації двох і більше медіаторів, про що також письмово повідомляють Центр. Вибір ко-медіатора для залучення до медіації повинен відбуватися також з переліку медіаторів, відомості про яких внесені до Реєстру.
    Якщо сторони не обрали медіатора протягом 20 календарних днів з моменту отримання такого запрошення, медіацію на базі Центру вважають такою, що не відбулася.

  7. Центр, беручи до уваги висловлені сторонами переваги та заперечення стосовно кандидатур медіаторів, надсилає обраному ними медіатору запрошення на ознайомчу зустріч зі сторонами.
    За погодженням сторін і медіатора ознайомча зустріч може бути проведена дистанційно в режимі відеоконференції.
    За результатами ознайомчої зустрічі, у разі згоди учасників на медіацію, між медіатором та сторонами укладається договір про проведення медіації, у разі недосягнення згоди – проводиться повторна процедура обрання сторонами медіатора в порядку та у строки, передбачені пунктом 6 цього розділу Правил.
    Про результати ознайомчої зустрічі медіатор повідомляє Центр.

  8. На будь-якому етапі проведення медіації учасники (сторони і медіатор) за спільною згодою можуть звернутися до Центру із заявою про залучення ко-медіатора (ко-медіаторів) з переліку медіаторів, відомості про яких внесені до Реєстру.
    Залучення ко-медіатора здійснюється Центром на платній основі. Послуги Центру оплачуються стороною (сторонами) при подачі заяви про залучення ко-медіатора. Розмір та порядок оплати цих послуг визначаються Порядком надання платних послуг УКРНОІВІ.
    Центр, беручи до уваги висловлені учасниками пропозиції стосовно кандидатури ко-медіатора (ко-медіаторів), надсилає йому (їм) запрошення на ознайомчу зустріч зі сторонами і медіатором.
    За результатами ознайомчої зустрічі, у разі згоди сторін та медіаторів, укладається договір про залучення ко-медіатора. Договір може містити положення про погодження методики проведення медіації, розподілу відповідальності тощо.
    У разі недосягнення згоди – проводиться повторна процедура обрання учасниками ко-медіатора. Якщо учасники медіації не обрали ко-медіатора протягом 20 календарних днів з дня подачі заяви про залучення ко-медіатора, то залучення ко-медіатора вважають таким, що не відбулося на базі Центру.
    Час, витрачений на залучення ко-медіатора, не враховується у загальну тривалість проведення медіації.
    Якщо з будь-яких причин ко-медіатор не може виконувати свої обов’язки, то він зобов’язаний повідомити про це інших учасників медіації. За таких обставин учасники мають прийняти рішення про припинення медіації чи продовження її у зміненому складі.

  9. Медіація проводиться у спосіб та строки, погоджені сторонами та медіатором, з урахуванням принципів добровільності, конфіденційності, нейтральності, незалежності та неупередженості медіатора, самовизначення та рівності прав сторін медіації.
    Медіація може проводитися у форматі індивідуальних зустрічей медіатора зі сторонами, спільних зустрічей учасників, як в режимі офлайн, так і дистанційно за допомогою телефонного зв’язку, в режимі відеоконференції з використанням узгоджених учасниками онлайн-інструментів, із залученням експертів, перекладачів та інших осіб, визначених за домовленістю сторін медіації.
    Місцем проведення медіації, якщо сторони не домовилися про інше, вважається місцезнаходження Центру.
    Сторони сумлінно та активно співпрацюють з медіатором, не допускаючи зловживань своїми правами та докладаючи зусиль щодо дотримання визначених ними строків розгляду спору.
    До сторін медіації має бути рівне та справедливе ставлення. Медіатор повинен сприяти врегулюванню спірних питань між сторонами та допомагати здійснювати між ними комунікацію. Медіатор не має права надавати сторонам консультації та рекомендації щодо прийняття рішення по суті спору або самостійно приймати таке рішення.
    Сторони, медіатор та інші учасники медіації, а також особи, залучені до процесу підготовки та проведення медіації, зобов’язані поважати конфіденційність медіації та не мають права розголошувати інформацію, що стала відома під час підготовки та проведення медіації, якщо інше не встановлено Законом чи домовленістю всіх учасників медіації.
    Усі документи та інформація, надані під час проведення медіації, є конфіденційними, зберігаються окремо від матеріалів будь-якого іншого провадження в УКРНОІВІ і вони не є його частиною. Сторони мають право вилучити надані під час проведення медіації документи в будь-який момент і не залишати їх для зберігання в УКРНОІВІ.

  10. Медіація припиняється:
    1) укладенням сторонами медіації угоди за результатами медіації;
    2) за рішенням медіатора (ко-медіаторів), якщо на його (їх) думку подальші зусилля щодо медіації не приведуть до вирішення спору;
    3) у разі відмови хоча б однієї зі сторін медіації від участі у медіації;
    4) з інших підстав, встановлених Законом чи договором про проведення медіації.

  11. Після припинення медіації медіатор повинен протягом п’яти календарних днів повідомити про це Центр, надіславши письмовий звіт (додаток 3).
    Звіт про припинення медіації повинен містити інформацію щодо загальної кількості робочих годин проведення медіації, зокрема на базі Центру, підстав та дати припинення медіації, незалежно від того, чи медіація дала позитивний результат у врегулюванні спору, і, якщо так, чи було врегулювання спору повним чи частковим.
    Відомості звіту можуть бути використані Центром як статистичні дані, що публікуються УКРНОІВІ, за умови, що така інформація не розкриває особи сторін та/або конкретні обставини спору.